Atletiek- en Trimvereniging Atledo Dongen

Verslag Algemene Ledenvergadering 21 maart

Geplaatst op vrijdag 30 maart 2018 om 10:52 uur

twee nieuwe bestuursleden gekozen. Marcel Oerlemans heeft de voorzittershamer overgenomen van André Langeveld en Tim Schellekens is aangetreden als bestuurslid WOC.

De belangrijkste punten op een rij

  • Atledo is financieel een gezonde vereniging.
  •  
  • We hebben een zeer geslaagd 35 jarig jubileum gevierd.
  •  
  • Contributieverhoging voor 2018 is 2% (indexering) plus 1 euro per kwartaal voor schoonmaak.
  •  
  • De naam Specials is officieel geintroduceert in regio 13 voor atleten met een verstandelijke handicap.
  •  
  • Het ledenaantal van Atledo is in 2017 licht gedaald.
  •  
  • Grote Schoonmaakdag op 30 juni waarbij de hele accommodatie binnen en buiten wordt aangepakt. Aanmelden kan bij Robin Flipsen. Hoe geweldig zou het zijn als een aantal complete trainingsgroepen zich aanmelden. Vele handen maken het werk licht.
  •  
  • Vacatures:
  • Barmedewerkers, 2 á 3 uur per maand
  • Juryleden, de cursus start in mei
  • Bestuurslid TC lopen en bewegen
  • Commissie Ledenwerving
  • Leden sponsorcommissie
  • Atletiek en Looptrainers

Voor het volledige verslag lees verder

       Algemene Ledenvergadering Atledo                                                                                       

woensdag 21 maart. 2018 Aanvang 20.00 uur.

Clubgebouw Atledo

Notulen ALV 21 maart 2018

  1. Opening door de voorzitter  

De voorzitter opent de vergadering stipt om 20:00 uur.

  1. Mededelingen

Koffie en thee tijdens de vergadering zijn gratis en het drankje na afloop ook. Een aantal leden, ereleden en leden van verdienste hebben zich afgemeld om uiteenlopende reden.

  1. Goedkeuring notulen Algemene Leden Vergadering 21 maart 2017

De notulen 2017 worden aangenomen.

  1. Algemeen jaarverslag over 2017.

De voorzitter doet verslag van de vele hoogtepunten en enkele dieptepunten uit het afgelopen Atledo jaar.

  • Financieel was het een goed jaar. 2017 is afgesloten zonder verlies. Atledo is financieel een gezonde vereniging.
  •  
  • We hebben een zeer geslaagd 35 jarig jubileum gevierd dankzij de tomeloze inzet van de organisatie en de hoge opkomst. Zeker voor herhaling vatbaar.
  •  
  • Afgelopen jaar is de nieuwe discuskooi geplaatst en de oude opgeruimd, waarbij flink op kosten is bespaard door al het werk dat de onderhoudsploeg zelf heeft gedaan in de voorbereiding en afwerking. De onderhoudsploeg heeft ook het logo en de naam op de gevel (een initiatief van Tessa Trommelen) aangebracht waarvan we nu zeggen waarom hebben we dat niet jaren eerder gedaan.
  •  
  • Net als bij de andere verenigingen in Dongen loopt het ledenaantal bij Atledo langzaam maar gestaag terug. We zien deze trend ook terug bij andere atletiekverenigingen in de wijde omgeving. Om er voor te zorgen dat we meer leden krijgen in alle leeftijden start het bestuur een commissie Ledenwerving. Zie ook speerpunten 2018. Ook hier worden mensen voor gezocht.
  •  
  • De schoonmaakploeg, o.l.v. Nelly Nijman, die er meer dan 20 jaar voor heeft gezorgd dat het gebouw er altijd schoon en opgeruimd uitziet is in 2017 noodgedwongen gestopt. Opvolgers zijn niet gevonden zodat de werkzaamheden nu betaald zijn uitbesteed. Dat heeft wel gevolgen voor de hoogte van de contributie.
  •  
  • Een tegenvaller was de inbraak in de kantine die de vereniging aan schade en buitgemaakt kasgeld 1300 euro kost. Ook ging één van de twee cv ketels stuk en moest worden vervangen.
  •  
  • In de regio 13 is besloten om voor sporters met een verstandelijke of lichamelijke handicap de naam specials te gebruiken. Dit schept meer duidelijkheid. Nu worden er steeds verschillende namen gebruikt voor dezelfde groep. Ook Atledo sluit zich hier bij aan. Intern wordt de naam Atletiek op Maat wel aangehouden als naam voor onze eigen trainingsgroep. De specials trainen dus bij Atletiek op Maat.
  •  
  • De sponsorcommissie o.l.v. Ben Barendse heeft ook afgelopen jaar weer geweldig werk verricht en voor veel extra inkomsten gezorgd. Ben geeft later nog een korte presentatie.
  •  
  • Punt van blijvende zorg is de barbezetting. Door een tekort aan barmedewerkers dreigt de situatie dat de kantine niet altijd meer open is na de trainingen. Barmedewerker betekent dat je 1x per maand 2á3 uur achter de bar staat, samen met iemand anders. Er is ook vraag naar barmedewerkers die in de wintermaanden tussen 19 en 20 uur een uurtje kunnen helpen. Zie ook de vacatures op website.
  •  
  • De wildgroei in het aantal vakantietrainingen wordt een halt toegeroepen door een compacter programma aan te bieden.
  •  
  • De Nieuwsflits die 6x per jaar uitkomt is een succes en ziet er elke keer weer fraai uit dankzij de redactie bestaande uit Hennie Suanet, Shannon Sprangers en Anouk van Heteren. Er is wel vraag naar meer kopij. Sturen naar redactie@atledo.nl
  •  
  • Er zijn nog steeds problemen met het plaatsen van fotoreportages op website en narrow-casting dus als een automatiseringsdeskundige rondloopt bij Atledo die dat op kan lossen mag hij/zij zich melden.
  •  
  • Op 30 juni houdt Atledo een Grote Schoonmaak dag waarbij de hele accommodatie binnen en buiten wordt aangepakt. Aanmelden kan bij Robin Flipsen. Hoe geweldig zou het zijn als een aantal complete trainingsgroepen zich aanmelden. Vele handen maken het werk licht.
  •  
  • De voorzitter sluit af met het noemen van de bestuursmutaties van het afgelopen jaar en dat waren er best wel wat. Toch is het bestuur aanzienlijk verjongd en zitten er nu twee vrouwen in.

  1. Resultaat van de speerpunten 2017 en nieuwe speerpunten 2018.           

De voorzitter geeft toelichting bij de speerpunten van 2017 en 2018. Wat is er van gerealiseerd en wat niet.

Speerpunten 2017

  • Goedkeuring Baan realiseren

Geslaagd. De benodigde werkzaamheden zijn in overleg met de AU verricht door eigen leden en i.o.v. de gemeente Dongen door derden.

  • Aanschaf Nieuwe Discuskooi

Een nieuwe moderne discuskooi is aangeschaft en geplaatst op een betere plek. De oude discuskooi is door zelfwerkzaamheid afgebroken en afgevoerd.

  • Viering 35 jarig Jubileum

Deze viering mag als zeer geslaagd worden beschouwd met diverse activiteiten voor jong en oud.

  • Nieuwe voorzitter zoeken

Wij zijn blij om vanavond Marcel Oerlemans als nieuwe (kandidaat) voorzitter aan U voor te stellen.

  • Leden vragen om Kopij voor de nieuwsflits aan te leveren.

Dit is helaas slecht gelukt, daarom hebben de bestuursleden besloten om zelf voor kopij te zorgen aangaande hun werkgebied/verantwoordelijkheid.

  • Opleiden Nieuwe Atletiek- en Loop/Trim trainers

Dit is helaas niet gerealiseerd, zie actiepunten 2018

 

Speerpunten  2018

  • Ledenwerving

Commissie oprichten die middels diverse doelgerichte acties zorgdraagt voor toename van het aantal leden (alle categorieën en leeftijden)

  • Opleiding Nieuwe Atletiek- en Loop/Trimtrainers

Gericht zoeken, en opleiding aanbieden voor nieuwe trainers, bij voorkeur vanuit de eigen leden.

  • Opleiden en werven van nieuwe Juryleden

Het organiseren van een (korte) jurycursus, met als voornaamste doelgroep ouders van jeugdleden.

  • Opslag Atletiekmaterialen

Een werkgroep samenstellen die onderzoekt of de opslag van atletiek-materialen doelmatiger kan en technisch en financieel haalbaar is.

  • Open houden Kantine

Het vinden van barmedewerkers om de kantine open te houden na de trainingen en op bepaalde avonden ook tijdens de jeugdtrainingen.

                   

  1. Presentaties en jaarverslagen van de commissies
  2. Ben Barendse houdt een kort verhaal over de activiteiten van de sponsorcommissie en draagt het stokje over aan Loek Pos omdat hij er mede door het starten van een eigen bedrijf minder tijd voor heeft. Belangrijk wapenfeit is de succesvolle verkoop van maar liefst 26 sponsordoeken die tijdens de Positif Dwars Door Dongen en de van den Noort Atledo cross worden opgehangen. Ook het aantrekken van veel langjarige sponsors mag niet onvermeld blijven. De commissie kan nog wel wat ondersteuning gebruiken dus ook hier werk aan de winkel voor actieve vrijwilligers.
  1. Daarna is het de beurt aan Robin Flipsen, voorzitter en bestuurslid activiteiten. 

Robin licht toe welke activiteiten er in het komende jaar worden georganiseerd en wanneer. Daar zijn veel nieuwe activiteiten bij, met name voor de jeugd, zoals zomeractiviteiten voor de CD junioren en voor de pupillen. De succesvolle jubileum dag wordt in 2018 nog een keer overgedaan onder de naam Atledodag (15 september). Of er in het najaar een vervolg komt op de geslaagde gala avond is nog niet zeker, maar er komt rond die tijd in ieder geval een jeugdactiviteit. Robin doet een dringende oproep om medewerkers voor de rommelmarkt. Als zich geen vrijwilligers aanmelden kan de rommelmarkt dit jaar helaas niet doorgaan, wat de vereniging ca. € 2.000 aan opbrengsten scheelt. Alle activiteiten staan in de agenda en komen op de website.

  1. AVG de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Hens Koreman geeft toelichting over deze nieuwe wet die op 25 mei ingaat en geldt voor alle organisaties die persoonsgegevens verwerken zoals overheden, bedrijven en ook sportverenigingen. In het kort komt het er neer dat leden meer rechten krijgen en organisaties meer plichten.

Organisaties moeten aan hun leden op een heldere manier duidelijk maken welke gegevens ze verwerken, met welk doel en met wie ze de gegevens delen. Daarnaast moet aangegeven worden welke gedragsregels en disclaimers er zijn. Meer hierover wordt binnenkort gemeld op de website en in de Nieuwsbrief. Veel nuttige informatie kun je vinden op de website van Autoriteit Persoonsgegevens. Dat is ook de instantie die de controle uitoefent en waar je terecht kunt met klachten.

  1. Specials Event 23 juni 2018

Kartrekken en mede organisator Albert Verschure licht aan de hand van een presentatie toe wat het evenement inhoudt, dat meedoen en plezier voorop staan, dat er na afloop gegeten wordt en dat er een feestavond is voor deelnemers en vrijwilligers. Er is al flink gesponsord en een aantal vrijwilligers en begeleiders hebben zich al aangemeld.

Het beloofd een mooi evenement te worden, hulp is nog steeds welkom, alleen komen kijken mag zeker ook. Houdt de website in de gaten voor meer nieuws.

            

  1. Financieel jaarverslag over 2017 en het Budget voor 2018.

Vervolgens geeft Albert van uit zijn functie als penningmeester een toelichting op de jaarcijfers en het budget voor 2018 – zie ook de hand outs.

De belangrijkste punten daaruit:

In 2017 waren de kosten hoger dan begroot, maar de opbrengsten ook met een licht positief resultaat tot gevolg. Er waren o.a. meer inkomsten uit sponsoring, clubacties en wedstrijden dan verwacht. Omdat er minder trainers waren is er ook minder aan vergoedingen en opleidingen uitgegeven. Er is wel meer uitgegeven aan kosten accommodatie.

Er is voldoende financiële buffer voor het opvangen van tegenvallers en extra uitgaven. Er wordt ook geld gereserveerd voor de baanrenovatie in 2019.

Atledo heeft nu ruim 600 leden. Het ledenaantal is in 2017 weer licht gedaald. Wat verder opvalt, is dat bijna de helft van de nieuwe leden na 1 jaar weer weg is. Wie na 3 jaar nog lid is blijft dat meestal voor lange tijd. Ook stijgt de gemiddelde leeftijd van de leden, er is dus sprake van vergrijzing. De leeftijdscategorie ouder dan 71 en tussen 15 en 20 jaar zijn het minst vertegenwoordigd. De meeste leden zijn tussen 40 en 60 jaar oud.

                                 

Het voorstel tot contributie verhoging wordt door de Ledenvergadering aangenomen.

                                    

 

  1. Afscheid André Langeveld.

Albert blijft aan het woord om dit ingelaste agendapunt voor zijn rekening te nemen.

Albert laat in een korte toespraak en presentatie de 3,5 jaar voorzitterschap van André nog eens langkomen wat wordt afgesloten met een groot en welverdiend applaus voor André.

Er worden een cadeau en bloemen aangeboden en in zijn dankwoord sluit André emotioneel af met de woorden dat dit de laatste keer was en hij nu echt niet meer terugkomt in het bestuur.

 

  1. Verslag van de kascontrolecommissie en verkiezing van de kascontrolecommissie 2019.

De kascontrole werd dit jaar uitgevoerd door Thomas Bernard, Jan Andries en Ton Kemmeren. Alle drie zijn ze herkiesbaar. 

Thomas Bernard doet uitgebreid verslag en geeft daarmee een mooi inkijkje in hoe zo’n controle in zijn werk gaat en waar de commissie zo allemaal op let. De commissie doet ook een aantal aanbevelingen aan het Bestuur waarvan afwaardering van de incourante voorraad clubkleding de belangrijkste is. De kascontrolecommissie verleent namens de Ledenvergadering decharge aan de penningmeester en het bestuur.

Volgend jaar wordt de controle weer door dezelfde mensen uitgevoerd.

 

  1. Verkiezing bestuursleden.

Voorzitter André Langeveld en WOC bestuurslid Johan Flipsen treden beiden af. Johan Flipsen blijft in het bestuur als voorzitter TC Atletiek. Tessa Trommelen is tussentijds afgetreden als bestuurslid TC Lopen en bewegen. Voor deze functie is er dus een vacature.

Het bestuur draagt Marcel Oerlemans voor als nieuwe voorzitter en Tim Schellekens als WOC bestuurslid.

Marcel Oerlemans en Tim Schellekens worden unaniem gekozen als nieuwe voorzitter en bestuurslid WOC. Beiden liepen al een paar maanden warm voor hun functies en zijn dus goed ingevoerd in wat er speelt. André draagt het voorzitterschap, ook letterlijk, over door Marcel de voorzittershamer te overhandigen.

Marcel introduceert zichzelf en licht kort toe waar hij voor staat en wat Atledo van hem mag verwachten:

Atledo is een vereniging die me de afgelopen drie jaar steeds meer heeft geraakt. De steun en toeverlaat die ik bij aanvang van mijn sportcarrière van trainers, andere leden en zeker de Run for Fun trainers heb ontvangen, hebben mij het gevoel gegeven er echt bij te horen. Dit geeft blijk van een klimaat waar je als vereniging erg trots op mag zijn en welke mij heeft geïnspireerd meer aan de vereniging bij te dragen. Na jureren en bardienst heb ik nu de stap gezet de voorzittersrol op zich te nemen, ondanks mijn soms drukke beroeps- en gezinsleven. Ik hoop met mijn “bliksemcarrière” binnen Atledo, anderen te inspireren ook een bijdrage te (blijven) leveren aan deze geweldige vereniging. Zelfs de kleinste bijdrage kan rekenen op grote waardering, want een vereniging als Atledo kan immers NIET ZONDER VRIJWILLIGERS

aldus onze nieuwe voorzitter,

  1. Vacatures bij Atledo.

Dat zijn er nog al wat. Helaas zien we bij Atledo, net zoals bij veel verenigingen, dat het aantal actieve vrijwilligers afneemt en dat het lidmaatschap alleen maar wordt “geconsumeerd”. Het simpelweg verhogen van de contributie en alles commercieel dus betaald inhuren is geen oplossing. Een lidmaatschap wordt dan onbetaalbaar en belangrijker nog, er valt dan ook een stuk binding met de club weg.

Vacatures o.a

  • Barmedewerkers, 2 á 3 uur per maand
  • Juryleden, de cursus start in mei
  • Bestuurslid TC lopen en bewegen
  • Commissie Ledenwerving
  • Leden sponsorcommissie
  • Atletiek en Looptrainers
  1. Rondvraag.

Van de rondvraag wordt gebruik gemaakt door:

Riet Jonkers-Slegers.

V: Er verschijnen de laatste tijd minder wedstrijdverslagen in de media.

A: Dat klopt. Gerdjan Kipping is helemaal gestopt met zijn rol als hoofdredacteur binnen Pers en Publiciteit. Alleen Monica Snepvangers schrijft nog met grote regelmaat stukjes. Anouk van Heteren heeft de rol van Gerdjan tijdelijk overgenomen, maar moet wel voorzien worden van kopij, wedstrijdverslagen dus.

 

Ben Barendse

V: Tijdens de trainingen van de pupillen zitten er veel ouders in de kantine. Waarom zetten we de koffiemachine niet binnen handbereik en laten de mensen zelf koffie of thee pakken en het geld in een bakje doen.

A: Naar dit idee is eerder gekeken en het heeft een aantal praktische bezwaren. Het bestuur geeft de voorkeur aan een uurtje extra barbezetting, maar neemt het idee in heroverweging. Misschien is er toch een mouw aan te passen.

 

Tiny Broeders

V: Bestaat de Sportfederatie nog wel, je hoort er zo weinig van.

A: Ja, de federatie bestaat nog en is ook nog steeds actief, maar de voorzitter van de Federatie is een tijdlang afwezig geweest door ziekte. Mede daardoor stonden de activiteiten op een iets lager pitje dan normaal. Daar komt bij dat in aanloop naar de gemeenteraadsverkiezingen de ambitie ontbrak om veel te doen aan nieuw beleid o.a. de Sportnota.

 

Harry Hessels

V: Hoe komt het dat ik als lid van verdienste geen uitnodiging heb gehad voor de Ledenvergadering en de anderen wel?

A: Dat is een spijtig misverstand, waarvoor excuus. Door een fout in het bestand waren de drie leden van verdienste uit 2016 niet toegevoegd. Dat is nu hersteld.

 

  1. Sluiting.

Om 21:45 sluit de voorzitter de vergadering en biedt de aanwezigen traditiegetrouw een drankje aan.

Een verslag van de vergadering verschijnt binnenkort op de website.

 

 

TOT VOLGEND JAAR

noteer vast in je agenda

DONDERDAG 21 MAART 2019 om 20.00 UUR LEDENVERGADERING ATLEDO