Atletiek- en Trimvereniging Atledo Dongen

Algemene Ledenvergadering Atledo 2016

Geplaatst op zondag 27 maart 2016 om 21:30 uur

Algemene Ledenvergadering Atledo

Donderdag 17 maart. Aanvang 20.00 uur. Clubgebouw Atledo

 

Notulen ALV 17 maart 2016

 

1.     Opening door de voorzitter.

1.1.   De voorzitter opent de vergadering om 20.05 en heet alle aanwezigen van harte welkom.

2.     Mededelingen.

2.1.   De volgende leden hebben zich afgemeld:Jan en Lya de Wee, Tiny Broeders, Ad de Jong, Gerrit en Ine van Iersel, Thea Laurijsen, Ineke Akkermans, Bert van ’t Westeinde, Elly en Antoon Aarden, Regina Langeveld, Marianne Verschure, Fred Kramer, José Schalken, Henk van Tilburg en Alex van Krevelen.

2.2.   Consumpties: koffie en thee zijn gratis tijdens de vergadering. Na afloop is de eerste consumptie gratis.

3.     Algemeen jaarverslag 2015 door de voorzitter.

3.1.   We kijken niet uitgebreid terug naar 2015, dat is tijdens de nieuwjaarreceptie al gedaan en de voorzitter verwijst naar zijn nieuwjaarstoespraak die op de website is te vinden. Een aantal belangrijke gebeurtenissen worden genoemd.

3.2.   Op 17 augustus 2015 is Marian Mahieu onverwacht overleden. De daardoor ontstane vacature TC Lopen en Bewegen is sinds 1 januari ingevuld door Tessa Trommelen.

3.3.   Henk van Tilburg is na vele jaren gestopt als bestuurslid PR en is (ad interim) opgevolgd door Jos Wagenmakers.  

3.4.   André kondigt aan dat dit zijn laatste jaar is als voorzitter en nodigt geïnteresseerden voor deze leuke functie uit zich bij hem of andere bestuursleden te melden.

3.5.   De activiteiten commissie oude opzet is gestopt en heet nu deco commissie. Deze commissie zorgt ervoor dat de kantine al naar gelang het seizoen sfeervol is ingericht en dat er bij een aantal evenementen hapjes zijn.

3.6.   De PR Sponsorcommissie is zeer actief geweest en heeft inmiddels veel nieuwe sponsors binnen gehaald en al twee flitsende Nieuwsflitsen  uitgebracht.

3.7.   Er wordt gezocht naar leden voor het opzetten van een nieuwe overkoepelende activiteiten commissie die alle niet wedstrijdgerichte activiteiten onder haar hoede neemt, waaronder de viering in 2017 van het 35 jarig bestaan  van Atledo. Wie bedenkt een leuke activiteit(en) om dat te vieren?

3.8.   Ook de Onderhoudsgroep o.l.v. Fred Kramer verzet veel werk wat je niet altijd ziet, maar wat er wel voor zorgt dat de accommodatie er verzorgd uitziet. Als iets niet goed onderhouden is ziet iedereen het, als het wel goed onderhouden is wordt dit “normaal”gevonden en valt het niet op!

3.9.   Verder heeft de overdracht plaatsgevonden van het bijhouden van de clubrecords door Kris Beerens aan Ine van Iersel. Voor de Prestatie diploma’s zoeken we nog een goede informatie technologische oplossing, die voor zowel de leden als degene die ze gaat bijhouden, eenvoudig werkt. . Tim Schellekens en Kris Beerens zijn daar al druk mee bezig.

3.10.De actie Vrienden van Atledo is een succes, maar er nog ruimte voor meer namen op het bord in de kantine. Aanmelden kan bij André Langeveld.

3.11.Atledo wil graag 52 zonnepanelen op het dak leggen, maar alleen als de overheidssubsidie wordt toegekend. T/m 2020 is jaarlijks 6 miljoen euro subsidie beschikbaar, maar 2016 is nu al overschreven. Onze aanvraag is in behandeling genomen en inmiddels weten we dat de behandeltermijn tot 17 mei duurt. Krijgen we dit jaar geen subsidie dan proberen we het volgend jaar opnieuw. De terugverdientijd is zeer behoudend berekend op 7-8 jaar. Het mogelijk afschaffen van de saldering is daarin meegenomen.

3.12.Binnen de Regio 13 wordt overwogen om met een aantal verenigingen gezamenlijk een ET (Elektronische Tijdwaarneming) aan te schaffen. Dat bespaart flink kosten op de huur en genereert inkomsten door verhuur binnen de Regio 13.

3.13.In september 2016 moeten we de baan en technische installaties opnieuw laten keuren. Dat is twee jaar eerder dan voorzien omdat de AU de reglementen heeft aangepast en de keuring nu maar 3 jaar geldig is i.p.v. 5 jaar. De Gemeente Dongen wordt nauw bij de keuring betrokken omdat zij eventuele vervanging van de toplaag voor haar rekening neemt. Het keuringsrapport van de AU is daarbij doorslaggevend.

3.14.Op vrijdag 20 mei a.s. vindt de jaarlijkse Vrijwilligersavond plaats. Er worden nog mensen gezocht die een leuke activiteit of optreden willen organiseren voor deze avond.

3.15.2015 kende veel sportieve hoogtepunten. Door de zeer actieve Pers & Publiciteit verslaggevers o.l.v. Gerdjan Kipping is hiervan uitgebreid verslag gedaan op de Atledo website, Facebook, Weekblad Dongen, Dongen Nieuws en Dongenhomespot.

4.     Notulen ALV 17 maart 2015.

4.1.   Aangenomen.

5.     Actiepunten ALV 17 maart 2015 en Speerpunten 2016         . Resultaat van de actiepunten uit 2015:

5.1.   Actiepunten 2015:

5.1.1. Goed geslaagd: Saamhorigheid binnen het bestuur en de vereniging nog verder versterken, door intensief te communiceren en elkaar op een positieve wijze uit te dagen.

5.1.2. Goed geslaagd: Communicatie met leden via diverse media/mogelijkheden versterken en verbeteren.

5.1.3. Grotendeels geslaagd, maar kan nog beter. Vrijwilligers vacatures opvullen door bij voorkeur leden onder de 50 jaar, want Atledo vergrijst.

5.1.4. Niet uit de verf gekomen en voorlopig stopgezet: Opzet en mogelijkheden van Technisch Atletiek en begeleiding van Toptalenten verder inhoud geven. Er is een beleidsnota hierover opgesteld, met de focus op de mogelijkheden binnen Atledo, binnen de Regio en landelijk binnen de AU

5.1.5. Wordt actiepunt voor TC Lopen en Bewegen Tessa Trommelen: Verdere afstemming trimtrainingen, gaan we voor diversiteit of voor iets meer uniformiteit, willen we de trimmers als persoon of als groep een sportief doel stellen aan het eind van het seizoen?

5.1.6. Gaat moeizaam en blijft actiepunt. Meer eigen trimmers/lopers en leden betrekken bij de clubkampioenschappen, DDD en cross.

5.1.7. Zes nieuwe atletiektrainers, nog geen nieuwe looptrainers: Blijven promoten en zoeken naar leden die een traject tot loop- of atletiektrainer willen ingaan.

5.2.   Speerpunten 2016:

5.2.1. Vrijwilliger vacatures opvullen door bij voorkeur leden onder de 50 jaar, inclusief nieuwe voorzitter.

5.2.2. Verdere afstemming trimtrainingen. Diversiteit of uniformiteit, trimmers als persoon of als groep een sportief doel stellen, deelname aan eigen evenementen en wedstrijden bevorderen.

5.2.3. Nieuwe looptrainers opleiden.

5.2.4. Updaten organigram (is hoe Atledo is georganiseerd)

5.2.5. Nieuwe activiteiten commissie in het leven roepen.

5.2.6. Zonnepanelen en ET aanschaffen.

5.2.7. Voorbereiden 35 jarig bestaan viering in 2017.                 

6.     Presentatie jaarverslagen commissies.

6.1.   De voorzitter van de PR Sponsorcommissie Ben Barendse presenteert het jaarverslag 2015. Topics: Nieuwe weg ingeslagen, veel nieuwe sponsors erbij, sponsormatrix, maar ook maatwerk, Atledo intern en extern profileren. De gehele presentatie is te vinden op onze website onder ALV 2016.

6.2.   Het net aangetreden bestuurslid TC- Lopen en Bewegen Tessa Trommelen presenteert de plannen voor 2016. Topics: Trainingsaanbod op alle niveaus, deelname aan wedstrijden op alle niveaus, juiste begeleiding en doorstroming van nieuwe lopers. Opstarten Run for Fun Junior najaar 2016 en opleiden assistent trainers (LT2) Ook deze presentatie is terug te vinden op onze website onder ALV 2016 .

7.     Vacatures.

1.1.   Kantinebeheerder(s). Taken: Inkoop, voorraadbeheer, barmedewerkers werven en motiveren. Leuke functie, kost niet veel tijd in uren.

7.1.   Leden Activiteiten commissie. Het (laten) organiseren van nieuwe en bestaande activiteiten bij Atledo zoals de vrijwilligersavond, het 35 jarig bestaan in 2017, bingo avond, jeugdkamp, etc. Nieuwe ideeën zijn welkom.

7.2.   Barmedewerkers, juryleden, verkeersregelaars, groepsbegeleiders, schoonmakers. Zonder deze mensen gaat de kantine dicht, kunnen wedstrijden niet worden gehouden en vervuilt het gebouw. Het gaat om paar uurtjes per maand of per keer. Vele handen maken licht werk en het is ook nog gezellig en leuk om samen te doen.

Benoeming Leden van Verdienste.

Alle drie de kandidaten hebben gedurende een langere periode gelijktijdig diverse vrijwilligersfuncties vervult. Het bestuur heeft op 14 Januari 2016 de kandidatuur vastgesteld.

·         Harry Hessels (barmedewerker, oud papier ophalen),

·         Bernard Oerlemans (jurylid, starter, oud papier ophalen) en

·         Louis Hendrix (o.a. 20 jaar baanonderhoud)

Zij worden vanwege hun jarenlange inzet voor Atledo benoemd tot Lid van Verdienste. Harry is als gevolg van een herseninfarct momenteel opgenomen in een revalidatiecentrum. De voorzitter zoekt hem binnenkort op om hem de erespeld officieel uit te reiken.

PAUZE

8.     Financieel jaarverslag 2015.

8.1.   Belangrijkste punten jaarrekening: 2015 is met een positief resultaat afgesloten. De contributiebijdrage en sponsoring waren hoger dan begroot. De kantine had minder bijkomende kosten, de wedstrijden geneerden meer inkomsten en minder onkosten. Ook de Rommelmarkt deed het beter dan verwacht. De kosten voor het onderhoud van de accommodatie zijn gestegen, maar er stonden reserveringen tegenover. Dit jaar is er geen aflossing gedaan. Door het positieve resultaat is het banksaldo opgelopen.

9.     Budget 2016.

9.1.   Het budget 2016 is licht negatief. De meevallers uit 2015 zijn er niet in 2016. De teruggave Ecotax is afgeschaft en de inkomsten uit verhuur zijn lager door bundeling van de sportdagen basisscholen Dongen.

9.2.   Ledenverloop. 80 van de 100 instromers zijn na 3 jaar weer weg. De gemiddelde leeftijd stijgt nog ieder jaar. Dat leidt binnen nu en vijf jaar tot een flinke teruggang in ledenaantal. We moeten daarom actief de voordelen van het lidmaatschap promoten, zeker onder de instromers, en de reden van stoppen achterhalen. Voordelen lidmaatschap zijn professionele begeleiding, sociale activiteit, extra stimulans om te sporten. Atletiek en lopen is geen dure sport en kost weinig aan contributie.

9.3.   Er is voor 2016 geen initiële contributieverhoging, alleen een indexering van 2%.

10.  Verslag kascontrolecommissie.

10.1.Jan Willem van Heteren brengt namens de kascontrolecommissie verslag uit. De administratie was goed verzorgd en in orde bevonden. Reden om voor te stellen de penningmeester décharge te verlenen. Dit voorstel wordt aangenomen.

10.2.Op verzoek van de Voorzitter wordt door de leden ook het gehele bestuur décharge in deze verleend.

11.  Verkiezing kascontrolecie.

11.1.De kascommissie bestaat dit jaar uit Alex van Krevelen, Jan Willem van Heteren en Ben Barendse. Alex van Krevelen is aftredend en niet herkiesbaar. Thomas Bernard treedt in de plaats van Alex van Krevelen.

12.   Verkiezing bestuursleden.

12.1.Aftredend zijn Albert Verschure (penningmeester) en Johan Flipsen (WOC). Albert Verschure en Johan Flipsen zijn herkiesbaar. Beiden worden met unanieme instemming van de vergadering herkozen voor een periode van drie jaar.

12.2.Het bestuur draagt Jos Wagenmakers voor als bestuurslid Public Relations & Sponsoring en Tessa Trommelen als Trainers Coördinator Lopen en Bewegen. Ook deze voordracht wordt unaniem aangenomen en Jos en Tessa nemen plaats aan de bestuurstafel.

13.   Rondvraag.

13.1.Ben Barendse bedankt het bestuur voor hun inspanning gedurende het afgelopen lastige jaar. De vergadering sluit zich met een luid applaus hierbij aan. Van de verdere rondvraag wordt geen gebruik gemaakt.

14.   Sluiting.

14.1.De voorzitter sluit de vergadering om 21.40 uur en onder het genot van een drankje werd er nog lang nagepraat.

Bestuur Atledo