Atletiek- en Trimvereniging Atledo Dongen

Privacy/AVG

Privacy Policy Atledo

Atledo hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Atledo houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

 Als Atledo zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

 

Ledenadministratie

Persoonsgegevens van leden worden door Atledo verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden;
  • Communicatie over activiteiten en/of uitnodigingen;
  • Het uitvoering geven aan de ledenadministratie.
  • Grondslag voor deze persoonsgegevens is het overeengekomen lidmaatschap;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Atledo de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Geslacht;
  • Geboortedatum;
  • Bankrekeningnummer;
  • Lidmaatschapsnummer;
  • AU licentie nummer indien van toepassing.

 Uw persoonsgegevens worden door Atledo opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna in de financiële administratie voor 7 jaar.

 

Nieuwsbrieven

Persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees worden door Atledo verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Het inschrijving formulier Nieuwsbrief;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Atledo de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  •  Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Atledo opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men aangemeld is voor de nieuwsbrief..

 

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  •  Het ledenadministratiepakket Davilex;
  • Het verzorgen van de website en de internetomgeving;
  • Het aanmelden van leden bij de Atletiekunie.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

 

Reikwijdte

Welke informatie valt binnen en buiten de reikwijdte van onze club?

  • Binnen de reikwijdte valt alle data die in het verenigingspakket Davilex is opgenomen ten behoeve van de ledenadministratie;
  • Website;
  • Commissies.

Buiten de reikwijdte vallen de gegevens die een clublid zelf elders achterlaat, ook als die gegevens aan de atletiek gerelateerd zijn. Bijvoorbeeld Inschrijven.nl

Buiten de reikwijdte vallen ook persoonsgegevens die je op Facebook, Instagram, What’s app e.d. plaatst, Zelfs als het clubpagina’s zijn. Kortom alle persoonsgegevens die buiten Atledo om door een clublid op internet wordt geplaatst valt buiten het privacy bereik van Atledo..

 

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

 

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

 

Bewaartermijn

Atledo bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

 

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens Atledo van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

 

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

 

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

 

Vragen

Als u naar aanleiding van onze Privacy Policy nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Atledo

Gerardus Majellastraat 2a

5101 BG

Dongen

secretaris@atledo.nl

 

Tijdpad

Atledo heeft al een aantal acties uit het 12 stappenplan afgerond, maar we redden het helaas niet om voor 25 mei met alles klaar te zijn.

Het tijdpad ziet er als volgt uit:

voor 25 mei klaar:

  • privacy policy op de website;
  • het inschrijfformulier aanpassen;
  • het verwerkingsregister aanleggen;
  • een communicatieprotocol opstellen;
  • een link maken van de website naar de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat is de toezichthouder AVG.

 

tussen 25 mei en 25 augustus klaar:

  • de autorisatieniveau ’s voor het verwerken van persoonsgegevens beveiligen;
  • datalekken opsporen;
  • verwerkingsovereenkomsten maken met AU en onze website host;
  • calamiteitenprotocol vastleggen;
  • toestemming ouders bij jeugd jonger dan 16 jaar regelen.

 

na 25 augustus:

  • een interactieve en beter beveiligde website bouwen, waarop leden hun eigen persoonsgegevens kunnen beheren;
  • een actieve vink voor het aan- en afmelden voor nieuwsbrieven.

Uiteraard houden we u op de hoogte van de voortgang.